Звонки по поручению начальника обычно вызывают такой же энтузиазм, как и мытье окон. Это происходит, вероятно, потому, что большинство людей считают ниже своего достоинства звонить по поручению босса, зная, что для этого есть секретарь. Слава Богу, такая практика обычно исключение, чем правило.
И тем не менее задевающие самолюбие неприятные обязанности звонить по поручению начальника можно выполнить умело и изящно. Вот некоторые советы.
До того как позвонить кому-либо, дайте знать вашему начальнику, что Вы намереваетесь сделать это. Тогда он или она смогут быть готовы снять трубку, если человек, которому Вы звоните, находится на месте.
После того как Вы дозвонились до офиса нужного человека, объясните причину звонка. Как только Вы установите контакт, дайте знать вашему боссу, что он (она) может взять трубку.
Если человека, к которому Вы пытаетесь дозвониться, нет на месте, то оставьте на автоответчике или передайте информацию, что звонил м-р Смит из компании "XYZ". Кроме его рабочего телефона, сообщите также, когда можно застать м-ра Смита.
Когда следует перезваниватьЕсли вас нет на месте и вы, естественно, не можете ответить на телефонный звонок, то вам следует как можно скорее перезвонить звонившему вам человеку. Для некоторых это означает через 10 минут, для других - через два дня. Перезванивайте каждому человеку или поручите это делать штатному сотруднику. Оперативные ответные звонки
могут принести большие дивиденды.
Добивайтесь от других, чтобы они перезванивали вам быстроКогда Вы звоните человеку, который по какой-то причине не может ответить на ваш звонок, объясните, когда и где вас можно застать. Чем подробнее Вы все объясните, тем большим профессионалом Вы будете выглядеть в глазах своих коллег.
Если Вы звоните по междугородней связи, то обязательно скажите об этом. Тогда на ваш звонок ответят с большей готовностью.
Как победить в телефонной игре в догонялкиОдна из наиболее распространенных игр в нашей повседневной культуре - игра в телефонные салочки - может серьезно нарушать ваши планы. Исследования показали, что ваши шансы дозвониться до нужного человека с первой попытки составляют примерно 1 из 6. Полученные данные также свидетельствуют о том, что Вы могли бы потерять более двух лет вашей жизни, играя в телефонные догонялки. Вот несколько советов из области этикета, которые помогут вам сэкономить время при пользовании телефоном.
Когда Вы разговариваете с человеком, с которым вам необходимо будет продолжить разговор, то
договоритесь о точном времени следующего звонка.
Если человека, которому Вы звоните, нет на месте, то объясните причину, по которой Вы звоните. Будьте конкретны. Может быть, кто-то другой сможет вам помочь.
Будьте вежливы с административным персоналом. Спросите, когда лучше позвонить снова.
Когда ваши телефонные звонки устойчиво не дают никаких результатов, поищите альтернативную связь. Отправьте человеку записку или свяжитесь с ним по факсу.
Советы о том, как разговаривать по телефонуТочно так же, как Вы готовитесь к встрече один на один, следовало бы готовиться и к телефонным разговорам, в результате которых Вы надеетесь получить нужную информацию. Вот три совета, которые помогут вам продемонстрировать умение разговаривать по телефону. Прежде чем ответить на телефонный звонок, отложите в сторону другую работу.
Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону. Даже если он (она) не может видеть вашу улыбку, звонящий вам человек почувствует, что Вы искренне интересуетесь его звонком.
Не прерывайте человека, который говорит с вами. Надежным средством удержать себя от того, чтобы не прерывать другого, является правило, о котором мы говорили раньше, - выдержать паузу. Просто сделайте паузу или сосчитайте до двух после того, как человек закончит говорить.
ОжиданиеВстречали ли Вы когда-нибудь человека, которому нравилось бы, когда его заставляют ждать? К сожалению, бывают моменты, когда необходимо воспользоваться этим приевшимся приемом.
Если Вы должны кого-то попросить подождать у телефона, то сначала убедитесь в том, что Вы делаете это в интересах дела. Например, что вам нужно время для того, чтобы достать досье звонящего человека или ответить по другому телефону. Спросите человека о том, подождет ли он или она, и дождитесь ответа, не предполагая заранее услышать "да".
Каков предел такого ожидания?
