Приглашая гостей к себе в офис, соблюдайте следующие правила поведения.
- Сообщите сотруднику, ответственному за прием гостей, об ожидаемом времени прихода посетителя.
- Не забудьте назвать имя вашего гостя и дать необходимые инструкции. Например: "Около десяти часов утра я ожидаю Джона Смита. Когда он придет, пожалуйста, позвоните мне, и я выйду, чтобы его встретить".
- Попросите каждого гостя написать на бирке свое имя и фамилию и прикрепить ее к одежде. Тогда каждый служащий компании, который встретит гостя, сможет обратиться к нему или к ней по фамилии.
Каждому понравится такой знак внимания.
- Постарайтесь встретить вашего посетителя лично в приемной для гостей. Если такой возможности нет, попросите одного из служащих встретить гостя и проводить его в ваш офис.Когда кто-то другой приводит гостя в ваш офис, выйдите из-за стола, чтобы встретить гостя, и протяните ему руку для рукопожатия в знак гостеприимства.
- После того как Вы поприветствуете гостя, подскажите ему или ей, где Вы хотели бы, чтобы он или она сели, произнося вашу просьбу вслух или жестом показывая на свободное место.
- Предложите вашему посетителю кофе или чай, если кто-то из ваших служащих не сделал этого заранее.
Воздействуйте на пять чувств гостя.Вы можете быть уверенным, что ваш гость получит полное удовлетворение от визита, если Вы воздействуете на него или на нее с помощью пяти чувств.
Зрение. Установите зрительный контакт с вашим посетителем.
Прикосновение. Приветствуйте человека уверенным рукопожатием, им же закончите беседу.
Слух. Назовите посетителя по имени в начале, а так же несколько раз в течение встречи.
Вкус. Предложите гостю напиток. Предложите дважды. Большинство людей из вежливости отказываются от первого предложения.
Обоняние. Не позволяйте запаху ваших любимых духов или одеколона "давить" на посетителя. Пользуйтесь ими так, чтобы только вы, а не ваш гость, ощущали их запах.
Принимайте иногородних гостей по высшему классу.Прием иногородних гостей предполагает нечто большее, чем просто внесение этих встреч в ваше расписание и ожидание приезда.
Часть ваших обязанностей как хозяина - проявление гостеприимства еще до того, как ваши гости покинут свой дом. Независимо от того, будут ли ожидаемые гости заказчиками, клиентами, коллегами или поставщиками, можете быть уверены: они оценят любые спланированные вами мероприятия, которые помогут им получить удовольствие от проведенного вдали от своего дома времени.
Вот три совета из области этикета, которые помогут вам оказать вашим гостям прием "по высшему классу".
-- Подготовьте пакет документов, необходимых для поездки ваших гостей, и вышлите их им заранее.
-- Вложите карту района, на которой показано расположение вашего офиса или конторы в привязке к аэропорту или автостраде.
-- Напишите, сколько времени потребуется, чтобы добраться до вас на машине или такси.
-- Сообщите названия рекомендуемых вами
отелей и мотелей, расположенных в вашем районе, номера их телефонов. В зависимости от ваших взаимоотношений с гостем (гостями) вы, может быть, даже захотите сами лично позаботиться об их размещении.
-- Проинформируйте ответственного за прием гостей сотрудника вашей фирмы о приезде гостя.
--Подскажите ему приветствовать гостя по фамилии.
-- Если есть такая возможность, раздайте по заинтересованным отделам информацию: имя гостя, дату его прибытия, связи с вашей фирмой и цель визита. Это даст возможность служащим заранее подготовиться к краткому разговору с гостем.
О курении. Как Вы знаете, проблема курения на рабочем месте сегодня очень актуальна. Руководители большинства фирм ведут борьбу с курением, а также отводят для курения специальные места. Но даже при таком положении дел вопрос о курении остается болезненным для многих людей. Итак, если Вы не хотите, чтобы ваш деловой потенциал улетучился с клубами дыма, помните о следующем.
Если Вы курильщик... Вам просто надо следовать одному простому правилу: если рядом с вами есть хоть один человек, который не курит, не курите и сами. Если в помещении имеются пепельницы, это не означает автоматического права зажечь сигарету.
Если в офисе или другом месте, где Вы находитесь, нет пепельниц, то должно быть совершенно ясно - здесь не курят.
Если Вы находитесь в ресторане с людьми, которые не возражают, чтобы Вы закурили, можно курить перед подачей первого блюда. (Конечно, при условии, что там, где Вы сидите, разрешено курить.) Если Вы хотите еще раз последовать своей привычке, то подождите, пока уберут со стола посуду после последнего блюда, считая десерт.
Если Вы не курите,
