Совещания нужны! Вы с трудом найдете человека, который бы с этим не согласился. Но при этом сколько раз Вы чувствовали, что совещание, на котором Вы сидите, скучное и непродуктивное? Такое было со всеми. Но все получали удовольствие от хорошо спланированных, эффективно проведенных совещаний, после которых возникало чувство завершенности и, может быть, даже появлялся энтузиазм для дальнейшей активной, плодотворной работы.
Если Вы хотите, чтобы намечаемые вами совещания, начиная со следующего, проходили так, как я только что говорила, выполняйте следующие правила их проведения.
- Объявляя о предстоящем совещании, объясните сотрудникам с какой целью оно проводится.
- Объясните
каждому необходимость его присутствия. Например: "Мэри, пожалуйста, подготовьте и представьте пятиминутное сообщение о предложениях вашего отдела за неделю".
- Даже приглашая на совещание служащего, имя которого не будет внесено в повестку дня, все равно конкретно объясните ему (ей) необходимость участия в совещании. Например: "Джон, мы будем обсуждать особенности маркетинга в связи с изданием новой книги. Так как Вы участвовали в создании этого проекта с самого начала, нам хотелось бы, чтобы Вы присутствовали на совещании. Может быть, у вас появятся свежие идеи, которые мы еще не рассматривали".
- Приготовьте для участников совещания письменную повестку дня. Если возможно, раздайте ее за несколько дней до совещания.
- Придите на совещание раньше намеченного времени, еще до прихода других, тогда Вы сможете подготовить помещение к работе, разложить повестку дня (если ее до этого не раздавали) и поприветствовать каждого участника совещания. Вы также подадите хороший пример другим - на совещание надо приходить вовремя.
- Начните совещание вовремя. Даже если присутствуют только два или пять участников, начинайте работу. Действуя таким образом, Вы создаете себе репутацию человека, который ценит время других, тонко намекая, что ожидает от других такой же любезности.
- Объясните цель совещания.Пригласите каждого активно участвовать в работе совещания. Пусть это будет формальное участие (например, приглашение выступить с заранее подготовленным по вашей просьбе сообщением) или неформальное, когда Вы поздравляете нового служащего с началом работы, отмечаете годовщину работы в фирме одного из сотрудников или даже хвалите кого-то за хороший труд.
- Контролируйте ход совещания. Если кто-то отступает от повестки дня, проявите такт. Позвольте человеку закончить свое выступление, суммируйте то, что он сказал, а потом тактично сообщите о времени и месте дальнейшего обсуждения данного вопроса. Например: "Давайте обсудим этот вопрос на нашем следующем- заседании". Или: "Сусанна и Боб, не создадите ли Вы рабочую группу для более глубокого изучения этого вопроса, чтобы представить ваши выводы на следующем совещании?"
- В заключение совещания суммируйте все, что было сказано.
- Быстро закончите совещание.Люди с удовольствием будут ходить на проводимые вами совещания, если поймут, что
могут с доверием отнестись к вам, как к человеку, уважающему их время и способности.
Выступления на сцене.Представление выступающих - подлинное искусство, имеющее свои правила.
Вот некоторые правила, соблюдение которых поможет вам выглядеть безупречно.-Подготовьтесь заранее.
-Составляя список выступающих, попросите прислать вам заранее биографические данные, необходимые для представления.
-Прорепетируйте то, что намереваетесь сказать, с тем, чтобы ваши пояснения выглядели естественно и походили на импровизацию.
-Представив выступающего, подождите пока он поднимется на сцену. Затем отступите немного назад и поприветствуйте его (ее) рукопожатием.
-После окончания выступления подойдите, к трибуне и поблагодарите выступавшего, пожав ему руку и сказав несколько слов благодарности.
-Если будут выступать несколько человек и Вы должны представлять каждого, то перед тем, как представить очередного оратора, поблагодарите предыдущего.
Вежливое поведение в кафетерии.
