ввели "обработку без счетов". Теперь, когда отдел закупок дает заказ, информация о нем вводится в базу данных. Копии заказа никому не посылаются. Когда товар прибывает на разгрузку, приемщик проверяет базу данных, чтобы выяснить, соответствует ли этот товар какому - либо неисполненному заказу.
Если да, производится приемка, сведения о которой также заносятся в базу данных, если нет, заказ просто возвращается поставщику. Для
Ford оказались недостаточными скромные приросты, которые планировались первоначально. Компания выбрала радикальные изменения и достигла значительного улучшения - количество сотрудников уменьшилось на 75 %, а не на 20 %, как прогнозировалось ранее.
Поскольку теперь не существует разночтений между финансовым и материальным учетом, входной контроль значительно проще, а финансовая информация - точнее.
Реинжиниринг основан на концепции прерывистого мышления - отыскании устаревших правил и фундаментальных допущений, на которых строилась работа, и решительном разрыве с ними. Если мы не меняем эти правила, мы просто переставляем стулья на палубе "Титаника". Нельзя достичь кардинального повышения производительности простым "сбрасыванием жира" или автоматизацией существующего процесса. Скорее, следует проверить обоснованность существующих допущений и отказаться от старых правил, которые, собственно, и вызывают недостаточную производительность.
Базовыми понятиями
BPR являются
бизнес - процесс, бизнес - система, деловая процедура:
Бизнес - система - это связанное множество бизнес - процессов, конечной целью которой является выпуск продукции. Под продукцией, понимают товары, услуги и документы.
Бизнес - процесс - это горизонтальная иерархия внутренних и зависимых между сoбой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов.
Деловая процедура - это функция, задача, цепь событий, происходящих в течение определенного промежутка времени и обладающих познаваемым результатом.
Бизнес - процессы происходящие на предприятии можно разделить на производственные и управленческие. Каждый из процессов характеризуется технологией реализации, определяется общей структурой бизнес - системы и оборудованием, средствами автоматизации и т. п. обеспечивающими реализацию процесса.
На основе опыта компаний успешно проведших у себя реинжиниринг, можно определить этапы и мероприятия, обеспечивающие
успех:
- Планирование и начало работ.
- Выявление главных причин проведения реформы на предприятии и оценка последствий отказа от такой реформы.
- Выявление важнейших процессов, требующих реинжиниринга.
- Выявление единомышленников среди руководства и создание рабочей группы из представителей администрации.
- Обеспечение поддержки проекта руководством.
- Подготовка плана проекта: определение объема, обозначение измеримых целей, выбор методологии, составление подробного графика.
- Согласование целей и объемов проекта с руководством.
- Подбор группы реинжиниринга.
- Выбор консультантов или внешних экспертов.
- Проведение вводного совещания.
- Доведение целей проекта до руководителей низшего звена; начальное информирование всей организации.
- Обучение группы реинжиниринга.
- Начало реформ и подготовка плана информирования.
- Исследования.
- Аналитическое исследование опыта компаний с подобными процессами.
- Опрос клиентов и контрольных групп для выявления существующих и будущих требований.
- Опрос служащих и руководителей для выявления вопросов; мозговой штурм.
- Поиск в литературе и прессе данных о тенденциях в отрасли и о чужом опыте.
- Оформление подробных документов на исходные процессы и сбор рабочих данных; выявление недоработок.
- Обзор изменений и вариантов технологий.
- Опрос владельцев и представителей руководства.
- Посещение кружков и семинаров.
- Сбор данных от внешних экспертов и консультантов.
- Проектирование.
- Мозговой штурм и выработка новаторских идей; упражнения по творческому мышлению, чтобы "снять шоры".
- Проработка сценариев "а если?" и применение "шаблонов успеха" других компаний.
- Создание при помощи специалистов 3 - 5 моделей; разработка комплексных моделей, в которых собрано лучшее от каждой из предыдущих Создание картины идеального процесса.
- Определение моделей нового процесса и их графическое представление.
- Разработка организационной модели в сочетании с новым процессом.
- Определение технологических требований; выбор платформы для новых процессов Выделение краткосрочных и долгосрочных мер.
- Утверждение.
- Анализ затрат и преимуществ; расчет прибыли на капитал.
- Оценка влияния на клиентов и служащих; оценка влияния на конкурентоспособность.
- Подготовка официального документа для высшего руководства.
- Проведение обзорных совещаний для ознакомления и утверждения деталей проекта оргкомитетом и высшим руководством.
- Внедрение.
- Завершение подробной разработки процессов и организационных моделей; определение новых рабочих обязанностей.
- Разработка систем поддержки.
- Реализация предварительных вариантов и первичные испытания.
- Ознакомление работников с новым вариантом; разработка и осуществление плана реформы.
- Разработка поэтапного плана; внедрение как таковое.
- Разработка плана обучения; обучение работников новым процессам и системам.
- Последующие мероприятия.
- Разработка мероприятий по периодической оценке; определение итогов нового процесса; внедрение программы непрерывного совершенствования нового процесса.
- Предоставление окончательного отчета оргкомитету и администрации.
Реинжиниринг бизнес - процессов базируется на нескольких основных принципах:
- несколько рабочих процедур объединяются в одну, т. е. происходит горизонтальное сжатие процесса (по имеющимся оценкам, горизонтальное сжатие ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз);
- исполнители принимают самостоятельные решения, т. е. осуществляется не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов (наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них приводит к значительному повышению их отдачи);
- шаги процесса выполняются в естественном порядке;
- процессы имеют различные варианты исполнения ( тот или иной вариант выбирается в зависимости от конкретной ситуации, состояния и т. д.);
- работа выполняется в том месте (подразделении, отделе), где это целесообразно (устраняется излишняя интеграция, что приводит к повышению эффективности процесса в целом);
- уменьшается количество проверок и управляющих воздействий;
- минимизируется количество согласований путем сокращения внешних точек контакта;
- единая точка контакта обеспечивается уполномоченным менеджером (в тех случаях, когда шаги процесса либо сложны, либо распределены таким образом, что их не удается объединить силами небольшой команды).
Подводя итог теме реинжениринга хочется отметить, что он не является "модной тенденцией". Появление этой методики - это следствие жестокой конкурентной борьбы, выдержать которую можно только путем внедрения новых, наукоемких инновационных технологий. Большинство компаний, проводивших реинжиниринг своего бизнеса были просто вынуждены это сделать, оказавшись перед лицом кризиса. Нужно ли ждать пока внедрение новых технологий будет столь жесткой необходимостью?
Автор:
