Особенности и преимущества формирования электронного архива документов

Каждая производственная или коммерческая компания имеет большое количество бухгалтерской, кадровой и технической документации, которая нуждается в длительном хранении. Оптимальным решением этой проблемы является формирование электронного архива. Это особенно актуально для предприятий с объемом документов от 10 тыс. штук. Создание архива в электронном виде позволяет автоматизировать большинство бизнес-процессов. К файловой системе обеспечивается допуск только ответственных сотрудников компании. Поиск необходимого документа занимает несколько минут.

Основные преимущества электронной организации

С помощью электронного архива выполняется более 95% на предоставление документов без их бумажных аналогов. Кроме этого, существует много преимуществ виртуального хранилища:

• экономия времени на поиск отдельных документов или их групп;
• контроль доступа к материалам компании;
• своевременность поступления информации из офисов дочерних предприятия или точек продаж продукции;
• исключение риска утраты ценных бумаг;
• безопасность и упорядоченность хранения документации;
• ограничение несанкционированного знакомства с информацией фирмы;
• освобождение офисных площадей от скопления бумажных вариантов материалов.

Один из основных плюсов хранения документов в электронной форме – удобство и простота доступа к информационным сведениям компании. К неоспоримым преимуществам относится быстрый поиск необходимых для работы фирмы материалов. Электронный архив – это идеальное решение для ограничения прав доступа пользователей и проведения резервного копирования документов. Это гарантирует надежную защиту важных для предприятия бумаг от утери. Качественный электронный архив позволяет структурировать и систематизировать все данные, что обеспечит удобство их использования. Сортировать документы можно по различным критериям, например, по виду или срокам хранения. Создание единой документальной базы сопровождается разработкой стандартов классификации материалов и введением их регламентации.

Основные этапы формирования процесса

Создание электронного архива осуществляется в несколько этапов:

• документы готовятся к сканированию и их перевод в электронную форму;
• настройка системы, соответствующая основным бизнес-процессам организации;
• разработка правил эксплуатации хранилища;
• наладка процессов пополнения документальной базы.

Каждый электронный архив – это многофункциональная система управления. Главная задача хранилища – упорядочения работы с текстовыми документами, графическими материалами, видеозаписями. Чаще всего объектами электронного архива становятся контракты, оформленные в соответствии с существующим законодательством, первичные финансовые документы, технические справки, проектные чертежи.

При формировании электронного архива осуществляется индексация – обработка документальных материалов по заданному составу полей. Это помогает осуществлять поиск информации по различным параметрам. Самостоятельное создание хранилища документов в электронной форме занимает много свободного времени. Поэтому большинство владельцев производственных или коммерческих компаний предпочитают пользоваться услугами специализированных сервисных предприятий. Проведенная ими работа гарантирует максимально качественную оцифровку всех необходимых материалов. Созданные электронные документы не теряют своей юридической силы, поэтому их можно использовать при взаимодействии с другими организациями.