На первый взгляд может показаться, что специализированная система электронного документооборота — это слишком сложно и дорого для малого и среднего бизнеса. Канцелярию можно вести по старинке в бумажном формате, а согласовывать документы и ставить задачи — на словах, по почте или через мессенджеры. Однако внедрение СЭД позволяет вывести работу на новый уровень, и кроме того, существуют такие конфигурации продуктов, которые обойдутся недорого и не потребуют долгого внедрения.
На примере одного из популярных российских продуктов, СЭД ТЕЗИС, рассказываем, как малому и среднему бизнесу организовать автоматизацию документооборота и какой результат она может принести.
Многие продукты, и СЭД ТЕЗИС в том числе, имеют несколько конфигураций, подходящих компаниям различного размера и с задачами различной сложности. В минимальной комплектации, которая обойдется относительно недорого, представлены наиболее типичные для любого бизнеса функции.
Возможности базовой редакции СЭД ТЕЗИС:
- канцелярия и делопроизводство
- работа с документами: подготовка, согласование, ознакомление
- постановка задач и контроль их исполнения
Эти функции доступны сразу после установки, не требуется тратить время на внедрение. Дополнительно сэкономить ресурсы позволяет возможность установить систему самостоятельно. У СЭД ТЕЗИС, например, существует пакет «Самостоятельное внедрение», в который входят необходимые для этого инструкции и справочные материалы. Установкой системы не обязательно должен заниматься программист, справится и системный администратор, который есть в штате практически любой компании.
Теперь о преимуществах, которые может принести малому и среднему бизнесу внедрение системы электронного документооборота. При работе с бумажными документами существует сложность в их поиске или даже риск утери, но СЭД полностью исключает их. Поскольку штат компании небольшой, руководителям и сотрудникам приходится выполнять много задач параллельно и держать их все в голове. Автоматические уведомления из СЭД помогут ничего не забыть и четко соблюдать сроки. Кроме того, СЭД обеспечивает максимальную прозрачность работы, так как руководитель легко сможет посмотреть статус по любому документу или задаче.
Таким образом, цифровизация позволяет заметно сократить издержки, и при этом расходы финансов и времени, при детальном изучении, оказываются посильными для малого и среднего бизнеса.