Как сократить расходы на обслуживание оргтехники в Москве

Сокращение расходов на обслуживание офисной техники – это актуальная задача для многих компаний в Москве, где затраты на бизнес могут быть значительными. Офисное оборудование, такое как принтеры, компьютеры, копировальные аппараты и сканеры, играет ключевую роль в поддержании работы офиса, но их обслуживание может стать серьёзной статьёй расходов, если не применять эффективные стратегии экономии. Рассмотрим основные способы сокращения затрат на обслуживание оргтехники в Москве, которые помогут компаниям оптимизировать свои бюджеты.



1. Оптимизация использования оргтехники



Первый шаг к снижению расходов – это правильная организация использования оргтехники в офисе. Часто компании приобретают избыточное количество оборудования или используют его неправильно, что приводит к дополнительным затратам на обслуживание. Чтобы избежать этого, можно провести аудит текущего состояния техники и её загруженности.



- Оценка потребностей. Определите, действительно ли все устройства необходимы для повседневной работы. Возможно, часть оборудования можно заменить на более универсальные устройства. Например, многофункциональные устройства (МФУ), которые совмещают в себе функции принтера, сканера и копировального аппарата, могут значительно сократить расходы и место в офисе.



- Учет нагрузки. Некоторые устройства работают на полную мощность, в то время как другие простаивают. Перераспределение задач между техникой может помочь продлить срок службы каждой единицы оборудования и избежать частых поломок.



2. Плановое техническое обслуживание



Одной из самых больших ошибок, которую совершают многие компании, является пренебрежение регулярным обслуживанием офисной техники. Многие откладывают техобслуживание до момента, когда техника уже начинает давать сбои, что увеличивает риск крупных поломок и, соответственно, стоимости ремонта.



Регулярное техобслуживание помогает предотвратить серьёзные неисправности, сохраняя оборудование в рабочем состоянии на длительный срок. Следует заключить договор с квалифицированной компанией на проведение профилактических осмотров и обслуживания.



- Регулярная очистка и проверка. Пыль и грязь могут накапливаться внутри принтеров, копировальных аппаратов и компьютеров, что приводит к перегреву и ухудшению работы. Регулярная чистка внутренних компонентов значительно снижает риск поломок.



- Обновление программного обеспечения. Современные офисные устройства используют сложные программы для управления задачами. Поддержка этих программ в актуальном состоянии помогает избежать сбоев и нарушений в работе.



3. Использование совместимых расходных материалов



Значительная часть расходов на обслуживание оргтехники связана с покупкой оригинальных картриджей для принтеров и МФУ. Оригинальные расходные материалы от производителей техники зачастую стоят дороже, чем их аналоги.



- Совместимые картриджи. В Москве существует множество компаний, которые предлагают качественные совместимые картриджи по значительно более низким ценам. Это позволит существенно сэкономить на регулярных закупках, не ухудшая качество печати.



- Заправка картриджей. Вместо того чтобы покупать новые картриджи, можно воспользоваться услугой заправки. Существуют компании, которые специализируются на этом, предлагая качественную заправку и гарантию на свою работу. Это более доступный вариант по сравнению с покупкой новых расходных материалов.



4. Аренда офисной техники



Многие московские компании сталкиваются с проблемой высоких затрат на покупку офисной техники, особенно если речь идёт о больших офисах с большим количеством оборудования. Альтернативным решением может стать аренда оргтехники.



- Офисное оборудование в аренду. В Москве действует множество сервисов, предоставляющих технику в аренду. Это позволяет не только избежать больших единовременных затрат на покупку, но и снизить расходы на обслуживание, так как ответственность за ремонт и замену деталей часто лежит на арендодателе.



- Гибкость аренды. В случае изменения потребностей бизнеса можно легко заменить оборудование на более производительное или, наоборот, уменьшить количество арендуемой техники, что делает этот вариант очень гибким.



5. Выбор техники с низким энергопотреблением



Электроэнергия – это ещё одна статья расходов, которая существенно влияет на общий бюджет компании. Современные офисные устройства оснащены функциями энергосбережения, что позволяет сократить потребление электроэнергии.



- Техника с функцией энергосбережения. При выборе новой техники следует обращать внимание на устройства с низким энергопотреблением и функцией автоматического перехода в режим ожидания, если техника не используется в течение длительного времени.



- Выключение техники. Обучение сотрудников правильному использованию оборудования, включая его отключение после рабочего дня, также поможет снизить расходы на электроэнергию.



6. Оптимизация процесса печати



В большинстве офисов печать документов составляет значительную часть расходов на оргтехнику. Чтобы сократить эти затраты, можно внедрить несколько простых, но эффективных мер.



- Двусторонняя печать. Настройте принтеры таким образом, чтобы по умолчанию печатать документы на обеих сторонах листа. Это позволит сократить расход бумаги почти вдвое.



- Централизованная система печати. Вместо установки принтеров на каждом рабочем месте, можно организовать централизованную систему печати, когда несколько сотрудников используют одно устройство. Это не только снизит затраты на покупку и обслуживание, но и позволит лучше контролировать расходы на печать.



7. Переход на электронный документооборот



Один из лучших способов сократить расходы на обслуживание оргтехники – это уменьшить объём печати и копирования документов, внедрив электронный документооборот. Это позволяет сократить расходы на бумагу, картриджи и обслуживание техники, а также ускоряет рабочие процессы.



- Электронные подписи и договоры. В Москве всё больше компаний переходит на использование электронных подписей, что делает бумажные документы ненужными. Электронные документы можно легко отправлять и хранить в облачных хранилищах, что снижает затраты на печать и копирование.



- Архивирование документов. Хранение документов в электронном виде позволяет сократить расходы на бумагу, картриджи и время, затрачиваемое на их поиск и обработку.



8. Обучение персонала



Правильное использование техники – важный фактор, влияющий на её долговечность и необходимость в ремонте. Обучение сотрудников основам использования и ухода за техникой поможет снизить затраты на её обслуживание.



- Обучение сотрудников. Проведение тренингов или кратких инструктажей по правильному использованию принтеров, МФУ и компьютеров помогает снизить вероятность поломок. Например, неправильная загрузка бумаги или использование не по назначению.