Хранение бухгалтерских документов

Хранение документов в организации

Согласно требованиям действующего законодательства РФ руководители компаний и частные предприниматели обязаны организовать хранение бухгалтерских документов в течение установленного периода. Подлежат хранению сроком не менее пяти лет первичные документы, регистраторы бухгалтерского учета, отчетность и прочие документы, которые выступают основанием для исчисления и уплаты налогов. В случае проведения налоговой проверки отсутствие необходимой подтверждающей документации грозит фирме серьезными последствиями (санкциями). Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за несоблюдение организациями законодательно установленных правил относительно сохранности документов.

Что и сколько хранить

После закрытия текущего месяца в бухгалтерии компании подлежит обязательному архивированию большое количество официальных бумаг: реестры, отчетность, обработанная первичная документация. Задача создания эффективной системы архивного хранения возлагается на руководителя организации. Работники бухгалтерии осуществляют подготовку к архивированию: переплетают, подшивают, комплектуют документацию в хронологическом порядке. Хранить бухгалтерские документы по окончании отчетного периода можно в самом помещении бухгалтерии, в специально отведенной под архив комнате или передать важные бумаги в надежный коммерческий архив по договору оказания услуг хранения.

Сохранность бухгалтерской документации

Для того, чтобы обеспечить максимальную сохранность бухгалтерской документации, рекомендуется оборудовать специальное помещение в офисе со стеллажами, полками, шкафами, установить охранную систему и разрешить доступ в архив лишь небольшому кругу ответственных лиц. Руководители компаний часто сталкиваются с объективными причинами, в связи с которыми организовать надлежащее архивное хранение внутри организации невозможно: отсутствие свободных площадей, неподходящие условия для обеспечения сохранности важной документации и прочие. В таких случаях стоит воспользоваться услугами компании, осуществляющей вывоз и хранение бухгалтерской документации в течение срока действия договора.

Преимуществами передачи документов в специализированный архив являются:

- экономия офисного пространства;
- упорядоченная система хранения;
- снижение риска потери и порчи важных бумаг по причинам халатности сотрудников, аварий на производстве и прочих факторов внутренней среды организации;
- оперативный поиск и возврат необходимой документации по запросу клиента.

Обращайтесь к специалистам

Во избежание, возможных претензий со стороны проверяющих органов и для снижения риска наложения налоговых санкций руководители компаний заинтересованы в организации качественной системы хранения документов. Обращение к услугам специализированного архива позволяет оперативно отыскать нужную подтверждающую бумагу для проверки внутренней информации или удовлетворения запроса налогового инспектора. Компания "Ф1 Новая бухгалтерия" организует профессиональное хранение и оперативный доступ к бухгалтерским документам вашей компании. Более подробно об услуге хранения бухгалтерской документации читайте на нашем сайте или обращайтесь по телефону (495) 107-05-45.