Хранение документов в организации
Согласно требованиям действующего законодательства РФ руководители компаний и частные предприниматели обязаны организовать хранение бухгалтерских документов в течение установленного периода. Подлежат хранению сроком не менее пяти лет первичные документы, регистраторы бухгалтерского учета, отчетность и прочие документы, которые выступают основанием для исчисления и уплаты налогов. В случае проведения налоговой проверки отсутствие необходимой подтверждающей документации грозит фирме серьезными последствиями (санкциями). Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за несоблюдение организациями законодательно установленных правил относительно сохранности документов.Что и сколько хранить
После закрытия текущего месяца в бухгалтерии компании подлежит обязательному архивированию большое количество официальных бумаг: реестры, отчетность, обработанная первичная документация. Задача создания эффективной системы архивного хранения возлагается на руководителя организации. Работники бухгалтерии осуществляют подготовку к архивированию: переплетают, подшивают, комплектуют документацию в хронологическом порядке. Хранить бухгалтерские документы по окончании отчетного периода можно в самом помещении бухгалтерии, в специально отведенной под архив комнате или передать важные бумаги в надежный коммерческий архив по договору оказания услуг хранения.Сохранность бухгалтерской документации
Для того, чтобы обеспечить максимальную сохранность бухгалтерской документации, рекомендуется оборудовать специальное помещение в офисе со стеллажами, полками, шкафами, установить охранную систему и разрешить доступ в архив лишь небольшому кругу ответственных лиц. Руководители компаний часто сталкиваются с объективными причинами, в связи с которыми организовать надлежащее архивное хранение внутри организации невозможно: отсутствие свободных площадей, неподходящие условия для обеспечения сохранности важной документации и прочие. В таких случаях стоит воспользоваться услугами компании, осуществляющей вывоз и хранение бухгалтерской документации в течение срока действия договора.Преимуществами передачи документов в специализированный архив являются:
- экономия офисного пространства;- упорядоченная система хранения;
- снижение риска потери и порчи важных бумаг по причинам халатности сотрудников, аварий на производстве и прочих факторов внутренней среды организации;
- оперативный поиск и возврат необходимой документации по запросу клиента.