Главные направления автоматизации офиса

Рыночная экономика и жесткая конкуренция вынуждают коммерческие структуры оптимизировать свою работу. Чтобы удержаться на плаву, им нужно снизить накладные расходы, одновременно повысив качество обслуживания и скорость обработки заявок от клиентов.

К сожалению, фантазия большинства руководителей и менеджеров не простирается дальше табличек в Excel. Они думают, что, переложив часть вычислений на компьютер и получив в результате красиво оформленную распечатку, совершили громадный прорыв в области автоматизации.

Нельзя сказать, что Excel совсем уже бесполезен. Это очень мощная структура, но ее возможности ограничены только вычислениями. Для серьезной автоматизации необходимы другие продукты, широкого профиля или узконаправленные, которые реально уменьшат участие человека в процессах получения и обработки информации, и одновременно переложат все это на вычислительную технику.

Примеров реализации подобных идей множество, немало интересного в этом направлении можно найти на ресурсе https://okdesk.ru/blog.

Что можно автоматизировать?

Из всего вышеизложенного возникает вполне справедливый вопрос: что реально можно автоматизировать в офисной работе, при этом сократив участие человека и снизив накладные расходы, одновременно увеличивая и производительность всей системы? К таким операциям можно отнести:

• Автоматизация обработки почты. Продуманная система может самостоятельно, без участия сотрудников, принимать заявки от клиентов, формировать базы данных поступивших запросов, проводить начальную обработку и сортировку по уровню важности, распределять полученную и обработанную информацию между различными звеньями компании.
• Уведомлять клиентов о ходе выполнения поданной ими заявки, сообразуясь с информацией о процессе обработки, которая поступает от задействованных подразделений и сотрудников.
• Рассылать клиентам запросы о потребности в дополнительной информации, если они не указали все необходимое в заявке, или если в ходе обработки возникли дополнительные вопросы.
• Выполнять и подтверждать финансовые трансакции, в пользу клиента или компании.

Даже короткий приведенные список открывает перед руководством компании, особенно малой или средней, возможность сокращения минимум одного рабочего места. При этом устраняется человеческий фактор в появлении ошибок.